Office: Access
7. Informes
Los informes se utilizan para presentar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Con la flexibilidad y el control que proporciona un informe, podrá obtener informes aptos para su publicación, y todo con un esfuerzo mínimo.
Los elementos de un informe que permiten presentar o imprimir los datos se llaman controles (ver fig. 18). Con un control se pueden presentar los datos de un campo, los resultados de un cálculo, el texto para el título o para un mensaje, o bien un gráfico, una imagen u otro objeto.
Crear un informe con un Asistente para informes
Un Asistente para informes le ayuda a crear informes, planteando preguntas sobre el informe que desea crear y creándolo de acuerdo a sus respuestas.
Para crear un informe utilizando un Asistente para informes
- En la ventana de la base de datos, elija la etiqueta Informe y después el botón Nuevo.
- En el cuadro Seleccione una tabla/consulta, escriba el nombre de la tabla o consulta de origen del informe o seleccione un nombre en la lista.
Elija el botón Asistente para informes y después seleccione un Asistente para informes de la lista uno de los siguiente asistentes. - Columna Simple.
- Grupos/totales.
- Etiquetas postales.
- Resumen.
- Tabular.
- Combinar correspondencia con MS Word.
- Siga las instrucciones mostradas en los cuadros de diálogo del Asistente para informes. En el último cuadro de diálogo puede elegir mostrar el informe en Presentación preliminar o en el modo de presentación Diseño.
Si el informe resultante no es el deseado, modifíquelo en el modo de presentación Diseño.
Abrir un informe existente
Cuando hace clic en la etiqueta Informe, en la ventana de la base de datos se muestran todos los informes de la base de datos activa. Puede abrir un informe existente en el modo de presentación Diseño o en Presentación preliminar.
Para abrir un informe
- En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Informe.
- Seleccione el nombre del informe que desee abrir.
- Para ver el diseño del informe, elija el botón Presentación preliminar
.
También puede hacer un informe haciendo doble clic en su nombre en la lista para informes de la ventana de la base de datos. Al hacer doble clic en el botón derecho del mouse, se abre el informe en el modo de presentación Diseño. Al hacer doble clic en el botón izquierdo, se abre el informe en Presentación preliminar.
Imprimir un informe
Puede imprimir un informe desde la ventana de la base de datos y desde el modo de presentación Diseño o Presentación preliminar del informe.
Access y los Asistentes para informes utilizan los valores predeterminados para Configurar impresión. Cambie los valores si desea que el informe tenga una diferente orientación de página u otras opciones.
Para establecer la orientación de la página y otras opciones de impresión:
- Abra el informe en el modo de presentación Diseño o en Presentación preliminar o seleccione el informe en la ventana de la base de datos.
- En el menú Archivo, elija Configurar impresión, o bien en Presentación preliminar puede hacer clic en el botón Configurar impresión (
) de la barra de herramientas. - Elija la orientación de acuerdo con el diseño que desee crear.
- Elija o cambie las opciones adicionales de Configurar impresión, dependiendo del efecto que desee obtener.
- Elija Aceptar.
Sólo necesita establecer la orientación de la página una vez, ya que Access almacena la configuración con el diseño del informe.
Para imprimir un informe
- Abra el informe en el modo de presentación Diseño o en Presentación preliminar o seleccione el informe en la ventana de la base de datos.
- En el menú Archivo, elija Imprimir, o bien en Presentación preliminar puede hacer clic en el botón Imprimir (
) de la barra de herramientas. - En el cuadro de diálogo Imprimir, introduzca los valores deseados.
- Elija Aceptar.
Calcular el número de registros en un informe
Puede mostrar el número de registros de un informe junto a cada registro, en un pie de grupo o en el encabezado o el pie del informe.
Para mostrar un total continuo junto a cada registro en un informe
- En el modo de presentación Diseño del informe, agregue un cuadro de texto en la sección Detalle.
- Muestre la hoja de propiedades (seleccionando el botón Hoja de propiedades (
) en la barra de herramientas) para el cuadro de texto. - Establezca la propiedad OrigenDelControl como =1.
- Establezca la propiedad SumaContinua como Para todo.
Para mostrar un total continuo en un pie de página de grupo
- Siga los pasos 1-4 indicados arriba.
- Establezca la propiedad Visible del cuadro de texto como No.
- Cree un cuadro de texto en el pie de página de grupo.
- Muestre la hoja de propiedades para el cuadro de texto.
- Establezca la propiedad OrigenDelControl como el nombre del cuadro de texto en la sección Detalle que lleva el registro del total continuo.
