MANUALES

Office: Access

7. Informes

Los informes se utilizan para presentar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Con la flexibilidad y el control que proporciona un informe, podrá obtener informes aptos para su publicación, y todo con un esfuerzo mínimo.

Los elementos de un informe que permiten presentar o imprimir los datos se llaman controles (ver fig. 18). Con un control se pueden presentar los datos de un campo, los resultados de un cálculo, el texto para el título o para un mensaje, o bien un gráfico, una imagen u otro objeto.

Crear un informe con un Asistente para informes

Un Asistente para informes le ayuda a crear informes, planteando preguntas sobre el informe que desea crear y creándolo de acuerdo a sus respuestas.

Para crear un informe utilizando un Asistente para informes

Abrir un informe existente

Cuando hace clic en la etiqueta Informe, en la ventana de la base de datos se muestran todos los informes de la base de datos activa. Puede abrir un informe existente en el modo de presentación Diseño o en Presentación preliminar.

Para abrir un informe

También puede hacer un informe haciendo doble clic en su nombre en la lista para informes de la ventana de la base de datos. Al hacer doble clic en el botón derecho del mouse, se abre el informe en el modo de presentación Diseño. Al hacer doble clic en el botón izquierdo, se abre el informe en Presentación preliminar.

Imprimir un informe

Puede imprimir un informe desde la ventana de la base de datos y desde el modo de presentación Diseño o Presentación preliminar del informe.

Access y los Asistentes para informes utilizan los valores predeterminados para Configurar impresión. Cambie los valores si desea que el informe tenga una diferente orientación de página u otras opciones.

Para establecer la orientación de la página y otras opciones de impresión:

Sólo necesita establecer la orientación de la página una vez, ya que Access almacena la configuración con el diseño del informe.

Para imprimir un informe

Calcular el número de registros en un informe

Puede mostrar el número de registros de un informe junto a cada registro, en un pie de grupo o en el encabezado o el pie del informe.

Para mostrar un total continuo junto a cada registro en un informe

Para mostrar un total continuo en un pie de página de grupo

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