Office: Access
6. Formularios
Un formulario es a menudo, el mejor diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los datos (ver fig. 16). Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño, ya sea en la pantalla o en formato impreso (ver fig.17).
En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir, usar colores para resaltar los datos importantes y presentar mensajes que le indiquen si ha introducido un valor incorrecto. Además, puede hacer que Access incluya datos automáticamente y presente los resultados de cálculos. Con un solo clic puede cambiar desde el modo de presentación Formulario al modo de presentación Hoja de datos, que es una presentación tabular del mismo conjunto de registros.
Utilizando un Asistente, puede crear rápidamente un formulario básico que muestra todos los campos y los registros de una tabla o consulta, o también puede crear un formulario personalizado que muestre los datos de registros seleccionados con un formato determinado.
Fig. 16 Modo de presentación Diseño
Fig. 17 Modo de presentación Formulario
Para crear un formulario rápido
- En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Tabla o en la etiqueta Consulta.
- Seleccione la tabla o consulta en la que desee basar el formulario
- Haga clic en el botón Formulario Automático (
) de la barra de herramientas.
Access mostrará el formulario con formato de una sola columna.
Para crear un formulario personalizado
- En la ventana de la base de datos, haga clic en el botón Formulario.
- Elija el botón Nuevo.
- En el cuadro Seleccionar una tabla/consulta, escriba el nombre de la tabla o consulta de origen del formulario o seleccione uno en la lista.
- Elija el botón Asistente para formularios y luego elija en la lista uno de los siguientes Asistentes:
- Columna simple
- Tabular
- Gráfico
- Principal/Subformulario
- Formulario automático
- Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del Asistente. En el último de ellos, elija Abrir para empezar a introducir o a ver datos en el modo de presentación Formulario o bien elija Diseñar para ver la estructura del formulario.
Si el resultado no es el esperado, cámbielo en el modo de presentación Diseño.
Un formulario es un objeto de Access en el que se colocan controles para introducir, presentar y editar campos en los campos.
Los controles son objetos que pueden añadirse a los formularios e informes (ver fig. 18). Todo lo que agregue al formulario es un control. Los cuadros de texto, etiquetas, cuadros de lista, botones de opción, botones de comando y líneas son ejemplos de controles. El modo de crear un control depende de si desea crear un control dependiente, un control independiente o un control calculado.
Fig. 18 Caja de herramientas
Control dependiente
Es un control que toma el contenido de un campo de la tabla. Por ejemplo, un cuadro de texto que presenta el apellido de un empleado es dependiente del campo Apellido de la tabla Empleados.
Control independiente
Es aquel que no está asociado a un campo. Puede utilizar controles independientes para presentar un texto informativo, gráficos o imágenes procedentes de otras aplicaciones. Por ejemplo, las líneas y rectángulos son controles independientes. También puede usar controles independientes para recibir los datos introducidos por el usuario y realizar una acción en base a estos.
Control calculado
Es aquel que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El valor es calculado cada vez que cambia algún dato en la expresión.
Creación de controles: Crear un control independiente
- Abra el formulario o informe en modo de ver Diseño
- Si desea utilizar un asistente que le ayude a crear el control, compruebe que el botón Asistentes para controles (
) aparezca en bajo relieve en la caja de herramientas. - Haga clic en el botón Lista de campos (
) en la barra de herramientas. Seleccione uno o más campos de la lista de campos que aparece. - Arrastre el campo o campos seleccionados desde la lista de campos hacia el formulario o informe. Sitúe la esquina superior izquierda del icono en el punto donde desea situar la esquina superior izquierda del control (no su etiqueta) y suelte el botón del mouse.
Access crea el control apropiado para el campo y establece ciertas propiedades basadas en el tipo de datos del campo y en la configuración de la propiedad PresentarControl. Si este no es el tipo de control que desea crear, elija la herramienta de control apropiada en la caja de herramientas antes de arrastrar el campo desde la lista de campos.
Crear un control independiente
- En la caja de herramientas, elija la herramienta para el control que desea crear.
- En el formulario o informe, haga clic sobre el lugar donde desea situar la esquina superior izquierda del control. Si hace clic y suelta el botón del mouse, Access crea un control de un tamaño predeterminado. Para crear un control de un tamaño particular, haga clic con el botón del mouse y arrástrelo hasta que el control sea del tamaño que desea.
Crear un control calculado
En el modo de ver Diseño, haga clic en la herramienta de la caja de herramientas del tipo de control que quiera utilizar como control calculado. Un cuadro de texto es el tipo de control más utilizado para presentar un valor calculado. En el formulario o informe, haga clic donde quiera colocar el control y ejecute uno de los pasos siguientes:
- Si el control es cuadro de texto, puede escribir directamente la expresión en el control.
- Si el control no es cuadro de texto o si es un cuadro de texto pero quiere utilizar el Generador de expresiones para crear la expresión, haga doble clic en el control para abrir su hoja de propiedades, luego escriba la expresión en el cuadro de la propiedad OrigenDelControl y presione el botón Generar (
) para abrir el Generador de expresiones.
En un control calculado, comience cada expresión con el operador =. Si en el cuadro de la propiedad OrigenDelControl necesita más espacio para escribir una expresión, presione Shift + F2 para abrir el cuadro de Zoom.
Crear una etiqueta
- Haga clic en el botón Etiqueta (
) de la caja de herramientas. - En el formulario o informe, haga clic en el lugar donde quiera colocar la etiqueta e introduzca el texto de la misma.
Si desea presentar el texto de una etiqueta en más de una línea, puede ajustar el tamaño de la etiqueta después de haber introducido todo el texto, o puede presionar Ctrl + Enter al final de la primera línea de texto para introducir un retorno de carro. Si inserta un retorno de carro, Access alinea las líneas siguientes según las escriba. Para romper una línea de forma manual en una línea continua, presione de nuevo Ctrl + Enter. La anchura máxima de una etiqueta está determinada por la longitud de la primera línea de texto.
Crear un cuadro de texto
- Abra el formulario o informe en el modo de ver Diseño y haga clic en el botón cuadro de texto de la caja de herramientas (
). - Haga clic en cualquier lugar del formulario o informe para crear un cuadro de texto de tamaño predeterminado o arrastre el cuadro de texto hasta que tenga el tamaño que desea.
Dibujar una línea en un formulario o informe
- Haga clic en el botón Línea en la caja de herramientas (
). - Haga clic en el lugar donde desee crear la línea de tamaño predeterminado o haga clic y arrastre el mouse para crear una línea del tamaño que desee.
Para dibujar líneas horizontales o verticales, haga clic en el botón Línea, mantenga presionada la tecla Shift y después arrastre el mouse para crear la línea. Para hacer pequeños ajustes en el tamaño o el ángulo de la línea, selecciónela, mantenga presionada la tecla Shift y presione una de las teclas de dirección. Para hacer pequeños ajustes en la ubicación de una línea, mantenga presionada la tecla Ctrl y presione una de las teclas de dirección.
Para cambiar el grosor de una línea, haga clic en el botón Ancho de bordes en la barra de herramientas Formato y luego elija el ancho de línea que prefiera. Para cambiar el estilo de línea (puntos, guiones, etc) de una línea, haga doble clic en la línea para abrir la hoja de propiedades y después elija un estilo de borde en el cuadro de la propiedad EstiloDeLosBordes.
Agregar la fecha y hora actuales a un formulario o informe
Puede hacer que Access muestre automáticamente en un formulario o informe la fecha y hora que está almacenada en el reloj del sistema.
Para agregar la fecha u hora actual a un formulario o informe
- En el modo de presentación Diseño del formulario o informe, agregue un cuadro de texto a la sección donde desea que aparezca la fecha u hora.
- Muestre la hoja de propiedades del cuadro de texto.
- En la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba = seguido de una expresión usando la función Ahora (Now) o Fecha(Date), por ejemplo: =Fecha( )
Agregar números de página a un formulario o informe
Puede mostrar los números de página y el número total de páginas de un formulario o informe utilizando las propiedades Página (Page) y Páginas (Pages). La propiedad Página (Page) muestra el número de la página activa, mientras que la propiedad Páginas muestra el número total de páginas.
Para agregar números de página a un formulario o informe
- En el modo de presentación Diseño, agregue un cuadro de texto a la sección donde desee que aparezca el número (generalmente el encabezado o pie de página).
- Muestre la hoja de propiedades para el cuadro.
- En la propiedad OrigenDelControl, escriba una expresión de número de página, tal como una de las expresiones de muestra incluidas en la siguiente tabla.
Agregar o eliminar encabezados y pies de página en un formulario
Puede agregar encabezados y pies de página y eliminarlos de un formulario y de las páginas impresas de un formulario. Los encabezados y pies de página de los formularios, aparecen en la parte superior e inferior de la ventana Formulario y al principio y al final de una impresión.
Los encabezados y pies de página de una página, aparecen al principio y al final de cada página impresa. No aparecen en el modo de presentación Formulario.
Para agregar encabezados y pies de página
En el modo de presentación Diseño del formulario, en el menú Formato, elija Encabezado/Pie del formulario o Encabezado/Pie de página y después agregue controles y cualquier elemento de diseño que desee incluir en el encabezado o pie del formulario.
Para eliminar encabezados y pies de página
En el modo de presentación Diseño del formulario, vuelva a elegir Encabezado/Pie del formulario o Encabezado/Pie de página.
Para ajustar el tamaño de los encabezados o pies
- Mueva el puntero al borde inferior o derecho del encabezado o pie hasta que el puntero se convierta en una flecha de doble punta.
- Arrastre el borde inferior hacia arriba o hacia abajo para cambiar la altura y arrastre el borde derecho hacia dentro o hacia fuera para cambiar la anchura.
Cualquier cambio en el ancho del encabezado o pie cambiará el ancho de todo el formulario.
Para establecer propiedades para un encabezado o pie
- Seleccione el encabezado o pie cuyas propiedades desea establecer y después muestre su hoja de propiedades.
- Establezca las propiedades para el encabezado o pie. Informes Un informe es un objeto que presenta información con formato y organizada de acuerdo a sus especificaciones.
