Office: Access
5. Consultas
Una consulta es una pregunta sobre los datos almacenados en dos tablas o una petición para realizar una acción sobre esos datos.
Tipos de consulta
- De selección: Plantean preguntas acerca de los datos almacenados en las tablas y devuelven una hoja de respuestas dinámica que contiene el resultado de la consulta, sin cambiar los datos. Una vez que está visible la hoja de respuestas dinámica, puede ver y cambiar los datos en las tablas subyacentes.
- De acciones: Cambian o mueven los datos. Las consultas de datos añadidos, de eliminación, de creación de tablas y de actualización, son consultas de acciones.
- De tabla de referencias cruzadas: Calculan los totales de resúmen en base a los valores para cada fila y columna.
- De parámetros: Aunque no son un tipo distinto de consulta, amplían la flexibilidad de otras consultas, pidiéndoles que introduzcan ciertos criterios cada vez que se ejecuta la consulta.
- Específicas de SQL: Sólo pueden crearse escribiendo una instrucción del SQL en el modo de presentación SQL. Las consultas de unión, de paso a través y de definición de datos, son de este tipo.
Abrir una consulta existente
Puede abrir consultas de selección, de tabla de referencias cruzadas y de acciones en el modo de presentación Diseño. Sin embargo, sólo las consultas de selección y de tablas de referencia, se pueden abrir en el modo de presentación Hoja de datos, permitiéndole ver la hoja de respuestas dinámica.
No es posible abrir una consulta de acciones directamente en el modo de presentación Hoja de datos sin ejecutar la consulta y modificar los datos de las tablas subyacentes. Sin embargo, puede abrir una consulta de acciones en el modo de presentación Diseño y después pasar al modo de presentación Hoja de datos para ver los resultados de la acción.
Para abrir una consulta en el modo de presentación Diseño
- En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Consulta.
- Seleccione la consulta que desee abrir y después haga clic en el botón Diseñar.
Para abrir una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas en el modo de presentación Hoja de datos
- En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Consulta.
- Haga doble clic en el nombre de la consulta (o seleccione la consulta y haga clic en el botón Abrir).
Consultas por selección
Cuando ejecute la consulta, Access creará una hoja de respuestas dinámica que usted puede examinar en la hoja de datos de la consulta.
Para crear una consulta de selección
- En la ventana de la base de datos, haga clic en el botón Consulta y después en el botón Nueva.
- En el cuadro Nueva consulta, elija Nueva consulta. Access muestra una ventana Consulta vacía en el modo de presentación Diseño y un cuadro de diálogo Agregar tabla para que pueda agregar tablas o consultas a su consulta.
- Agregue tablas o consultas haciendo doble clic en los nombres de las tablas o consultas. Cuando termine, elija el botón Cerrar.
- Cree combinaciones arrastrando nombres de campos entre las tablas y consultas, si es necesario. Si se han definido relaciones predeterminadas, Access puede también crear combinaciones automáticamente entre dos campos con el mismo nombre y el mismo tipo, incluso cuando no se han definido relaciones.
- Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde las listas de campos hasta la cuadrícula QBE.
- Refine su consulta introduciendo criterios, ordenando, creando campos calculados, sumando los datos y ocultando campos.
- Guarde la consulta.
- Ejecute la consulta haciendo clic en el botón Presentación Hoja de datos o eligiendo hoja de datos en el menú Ver.
- Dé a la consulta un nombre único, distinto del resto de las consultas y de todas las tablas de la base de datos.
