Office: Access
4. Filtros
Un filtro es un conjunto de criterios que se aplica a los registros a fin de mostrar un subconjunto de los registros u ordenar los registros. Un filtro se crea para especificar qué registros desea ver y en qué orden desea verlos. Después se aplica el filtro para ver el subconjunto de registros que cumplen los criterios especificados.
Un filtro puede dirigir su enfoque hacia un conjunto de registros determinado cuando utiliza criterios que usted suministra. Por ejemplo, supongamos que tiene visible un formulario basado en una consulta de todos los clientes que viven en Francia. Podría aplicar un filtro para mostrar sólo los registros de los clientes que viven en París.
Un filtro puede usarse una sola vez o puede guardarse como una consulta para usarlo de nuevo. Es la forma más sencilla de buscar u ordenar datos en una tabla o en un formulario.
Crear un filtro
- Abra la tabla base.
- Haga clic en el botón Editar filtro (
). - Agregue el campo a filtrar haciendo doble clic en el campo deseado en la lista de campos de la tabla. El campo también puede arrastrarse hasta una celda de la fila Campo desde la lista de campos de la tabla (ver fig. 15).
- Para recuperar el subconjunto de registros que desea ver, debe especificar criterios.
- Ahora veremos algunas expresiones en criterios:
- Francia : [el valor es Francia].
- Negado Francia : [el valor no es Francia].
- En (Francia,Alemania,Italia) : [uno de ellos].
- =M : El valor comienza con las letras M-Z.
- 100 : El valor es 100.
- <=20 : Numérico menor o igual a 20.
- Fecha( Fecha[]) : La fecha es la de hoy.
- >=1/1/94 : La fecha es 1/1/94 o posterior.
- Entre 1/1/93 y 31/12/93 : La fecha está en el año 1993.
- */2/* : La fecha está en el mes de febrero.
- Es nulo : El campo no contiene ningún valor.
- Es negado nulo : El campo contiene algún valor.
- Para ejecutar el filtro, haga clic en el botón Aplicar filtro/orden (
).
Fig. 15
Para guardar el filtro como una consulta:
- Si no está en la ventana diseño del filtro, en la barra de herramientas haga clic en Editar filtro/orden.
- En el menú Archivo, elija Guardar como consulta.
- En el cuadro Nombre de la consulta escriba un nombre para el filtro y haga clic en Aceptar.
Ventana Filtro
Esta ventana muestra un subconjunto de registros o permite ordenarlos en el modo de presentación Hoja de datos o en el modo de presentación Formulario de un formulario.
Para abrir la ventana Filtro, haga clic en el botón Aplicar filtro/orden de la barra de herramientas.
- Access muestra automáticamente la lista de campos de la tabla o consulta base del formulario, en la parte superior de la ventana. Puede arrastrar campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula o seleccionar campos en el cuadro de lista desplegable de la fila Campo.
- Use la cuadrícula mostrada en la parte inferior de la ventana para definir el orden de clasificación y los criterios del filtro.
- Si desea ordenar por múltiples campos, asegúrese de organizar los campos en la cuadrícula de izquierda a derecha, en el orden en que desee que Access ordene los datos. Por ejemplo, para hacer que Access ordene primero por Apellidos y después por Nombre, coloque el campo Apellidos a la izquierda del campo Nombre.
- No es posible agregar ni eliminar una lista de campos en la ventana Filtro.
- Si desea utilizar de nuevo el filtro en otra ocasión, guárdelo como una consulta haciendo clic en el botón Guardar (
) de la barra de herramientas, o seleccione Guardar como consulta en el menú Archivo. - Para cargar un filtro que haya sido guardado como una consulta, en el menú Archivo elija Cargar de un consulta. Este comando está disponible únicamente cuando la ventana Filtro está activa.
Editar un filtro
Después de aplicar un filtro, puede volver a la ventana Filtro y editar su contenido.
Para volver a la ventana del filtro
- Haga clic en el botón Editar filtro/orden (
) de la barra de herramientas (o elija la opción Editar filtro/orden en el menú Registros).
Para insertar una columna:
- Haga clic en el selector de la columna que se encuentra a la derecha de donde desee colocar la nueva columna.
- En el menú Edición, elija Insertar columna.
Access insertará una columna en blanco a la izquierda de la columna seleccionada.
También puede arrastrar un campo de la lista de campos y colocarlo en una columna existente. La columna existente se mueve hacia la derecha creando una nueva columna para el campo.
Para eliminar una columna
Seleccione la columna haciendo clic en su selector de columna y luego presione la tecla Supr.
También puede hacer clic en cualquier lugar de la columna y luego elegir Eliminar columna en el menú Edición.
Para insertar una fila Criterios
Desde la fila Criterios situada encima de donde desee insertar la nueva fila, seleccione Insertar fila en el menú Edición.
Para eliminar una fila Criterios
Desde cualquier punto de la fila Criterios que desee eliminar, elija Eliminar fila en el menú Edición.
Para establecer o cambiar los criterios o el orden de clasificación
Haga clic en la celda apropiada y escriba o seleccione sus campos.
Quitar un filtro
Al quitar un filtro de un formulario o de la hoja de datos de ese formulario, Access vuelve a mostrar todos los registros de la tabla base o consulta en su orden original.
Para quitar un filtro
Haga clic en el botón Mostrar todos los registros ( 
) de la barra de herramientas ( o elija Mostrar todos los registros del menú Registros).
Access volverá a mostrar todos los registros de la tabla o consulta subyacente.
Para volver a aplicar un filtro
Siga uno de los métodos siguientes:
- Haga clic en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.
- Haga clic con el botón derecho del mouse en la ventana Filtro y luego elija Aplicar filtro/orden en el menú de método abreviado.
- Elija Aplicar filtro/orden en el menú Registros.
Notas
- El quitar un filtro no lo elimina.
- Un filtro es temporal y, a menos que guarde el filtro como una consulta, lo perderá al cerrar formulario.
