Office: Access
3. Diferentes modos de ver las tablas
Modo de presentación Hoja de Datos
Para ver los datos de una tabla:
- En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Tabla para ver la lista de tablas contenidas en la base de datos.
- Haga doble clic en el nombre de la tabla que desee ver o seleccione el botón Abrir. Access mostrará la tabla en el modo de presentación Hoja de datos (ver fig. 13).
Fig. 13
El modo de presentación Hoja de datos, muestra la información de la tabla organizada en filas y columnas de forma similar a una hoja de cálculo. En una hoja de datos puede cambiar el tamaño y orden de las columnas (campos) y ajustar el tamaño de las filas (registros). También puede desplazarse verticalmente para ver más registros y horizontalmente para ver más campos.
- Cuando desee volver a la ventana de la base de datos, haga clic en dicha ventana (o bien, en la barra de herramientas, haga clic en el botón Ventana de la base de datos (
).
Introducción de información
A cualquier tabla se le pueden añadir registros (artículos). Los registros añadidos, son guardados automáticamente cuando usted se mueve a otro registro o cierra la hoja de datos. Para guardar un registro antes de salir de él, o si se realizan cambios en el diseño de los campos desde el modo Hoja de datos y quiere guardar estos cambios, en el menú Archivo elija la opción Guardar registro.
Para agregar un registro
- En la ventana de la base de datos, seleccione una tabla y después haga clic en el botón Abrir.
- Vaya al registro en blanco situado al final de la hoja de datos.
- Escriba los datos en el registro y después presione la tecla Tab para moverse al siguiente registro si quiere añadir más de uno o para finalizar la introducción de datos.
Otro modo de introducir un nuevo registro es utilizando el comando Entrada de datos del menú Registros. Cuando seleccionamos este comando, aparece inmediatamente un registro en blanco en un formulario u hoja de datos, ocultando todos los registros existentes. Use este comando cuando desee agregar nuevos registros y no necesite ver los datos existentes.
En el menú Registros, elija Mostrar todos los registros para mostrar los registros ocultos de la tabla u hoja de respuestas dinámica.
Si desea agregar nuevos registros y ver los registros existentes, haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas ( 
), elija el comando Ir a, Nuevo del menú Registros para moverse al registro en blanco del final del formulario u hoja de datos.
Operaciones en el modo Hoja de Datos: Edición de artículos
Cuando estamos viendo la tabla en modo hoja de datos, a la izquierda del artículo vigente aparece un indicador que muestra el estado del mismo (ver fig. 14). O sea, si el indicador es un lápiz ( 
), significa que ese es el artículo corriente y que lo estamos modificando pero aún no lo hemos salvado. Si aparece un triángulo ( 
), indica que ese es artículo corriente y no ha sufrido cambios que no hayan sido guardados. Aparece un asterisco en el primer artículo vacío al final de la tabla.
Fig. 14
Mientras vemos el contenido de la tabla, podemos cambiar la información de cualquier artículo. Las siguientes teclas y combinaciones de teclas, nos ayudan en la edición de la información:
- F2- Permite seleccionar/deseleccionar un campo.
- ESC- Deshacer los cambios efectuados en el artículo vigente.
- Ctrl + - Reemplazar el valor de un campo con el valor del mismo campo en el artículo anterior.
- Tab- Avanza al campo siguiente.
- Shift-Tab- Retrocede al campo anterior.
- Home- Va al primer campo del artículo vigente.
- End- Va al último campo del artículo vigente.
Para seleccionar datos en un campo, haga clic donde quiera empezar a seleccionar y arrastre el ratón por los datos.
Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo (flecha abajo)
Para seleccionar una fila, haga clic en el selector de registro (flecha horizontal).
Para seleccionar todos los registros, haga clic en la opción Seleccionar todos los registros en el menú Edición.
Para editar los datos de los campos, haga clic en el campo que desea modificar y realice los cambios que quiera.
Insertar artículos
- Seleccione la fila en cuya posición desea insertar el nuevo artículo.
- Elija la opción Insertar fila del menú Edición y proceda a llenar el artículo con los nuevos datos.
Borrar artículos
- Seleccione los artículos que quiera borrar.
- Elija la opción Eliminar en el menú Edición o presione la tecla Supr.
Copiar y mover datos
Es posible copiar y mover los datos de uno o más registros de una hoja de datos hacia una nueva posición.
Para copiar o mover datos.
- Seleccione los datos que desee copiar o mover.
- En el menú Edición elija Copiar para copiar los datos o Cortar para moverlos.
- Mueva el puntero del ratón al lugar donde desee colocar los datos.
- En el menú Edición elija Pegar o Pegar datos añadidos. Elija Pegar para reemplazar la selección actual con los registros que seleccionó. Elija Pegar datos añadidos para agregar los registros al final de la hoja de datos.
Cambiar el aspecto de los datos.
En el modo hoja de datos, podemos cambiar el tamaño de filas y columnas y cambiar de posición las columnas.
Cambiar el tamaño de las filas.
Haga clic en el selector de filas y, sin liberar el botón del ratón, arrastre éste para extender la selección hasta que llegue a la posición deseada. Cambiar el ancho de las columnas. Coloque el apuntador del ratón en la línea divisoria que delimita el ancho de la columna que quiere modificar (el puntero se convierte en una flecha doble), haga clic y sin liberar el botón del ratón, arrastre éste para colocarlo en la posición deseada, ya sea a la izquierda o a la derecha. El ancho que le demos a la columna, sólo variará la forma en que son mostrados los datos, no el ancho de los campos.
Cambiar de posición las columnas.
Seleccione las columnas que desee mover (para esto, haga clic en el selector de campo de la columna que moverá. Si va a mover columnas contiguas, haga clic en el selector de campo de la primera columna que desee mover y sin soltar el botón del ratón, arrastre éste para extender la selección). Haga clic nuevamente y mantenga presionado el botón del ratón en el selector de campo. Arrastre las columnas a la nueva posición.
