MANUALES

Office: Access

2. Tablas

Diferentes modos de ver las tablas

Access permite alternar entre ver el contenido o la estructura de la base de datos. Para ello nos brinda dos modos de trabajo o dos modos de ver nuestras tablas. Para cambiar el modo de ver, después de abrir una tabla, puede seleccionar:

Modo de ver Diseño ( Imagen 1 ), que muestra la estructura y que permite crear y modificar la estructura de una tabla, o el modo de ver Hoja de datos ( Imagen 2 ), que muestra el contenido, para visualizar, agregar, eliminar y editar los datos de una tabla.

Modo de presentación Diseño

Para abrir una tabla existente en modo de presentación Diseño, seleccionamos el nombre de la tabla, luego damos clic en el botón Diseñar (ver fig. 9) y aparece la estructura de la tabla (ver fig. 10).

Imagen 3
Fig. 9

Para cambiar al modo de ver Hoja de Datos desde el modo Diseño, seleccionamos el botón correspondiente.

Imagen 4
Fig. 10

Conceptos fundamentales

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). Toda la información de la tabla describe el tema de ésta.

En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Cada registro de una tabla contiene el mismo conjunto de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro.

Cada campo debe tener definido un tipo de datos. El tipo de datos determina la clase y el rango de los valores que se pueden introducir en el campo, así como la cantidad de espacio disponible para almacenaje en éste.

El nombre de un campo puede contener hasta 64 caracteres incluyendo espacios, el tipo identifica el tipo de información que se almacenará en él (si es texto, número, tipo fecha, etc). Además se puede agregar una descripción que permite conocer qué contendrá cada campo.

A continuación mostramos los distintos tipos de campos (datos) que podemos definir en ACCESS:

Texto (Implícito): Texto o combinaciones de texto y números con los cuales no se realizan cálculos matemáticos, como por ejemplo, nombres y direcciones, números de teléfono y códigos postales. Un campo de tipo texto puede contener hasta 255 caracteres.

Memo: Texto largo y números, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo memo puede contener hasta 64.000 caracteres.

Numérico: Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos pero no monetarios. Establezca la propiedad Tamaño del Campo (FieldSize) para definir el tipo de dato numérico específico.

Fecha/Hora: Fechas y horas. Se ofrece una variedad de formatos de presentación. Moneda Valores monetarios. No use el tipo de datos Numérico para valores monetarios, pues durante el cálculo, los números a la derecha del separador decimal podrían redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un número fijo de dígitos a la derecha del decimal.

Contador: Números sucesivos insertados automáticamente por Microsoft Access. La numeración comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es una buena clave principal, y es compatible con el tipo de datos Numérico con la propiedad Tamaño del campo (FieldSize) establecida como Entero largo.

Sí/No: Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que sólo contendrán uno de dos valores.

Objeto OLE: Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE, que se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Microsoft Access a través de un control en un formulario o informe. Limitado por el espacio disponible en disco.

Crear una tabla

Toda la información de las bases de datos se almacena en tablas. A partir de una tabla, posteriormente pueden crearse formularios, informes o consultas relacionadas con ella.

Cada tabla de su base de datos debe almacenar la información de un solo asunto. Una vez que haya diseñado sus tablas, las puede crear, agregarles unos cuantos registros de información y probar la base para verificar si éstas proporcionan la información deseada.

Para crear una tabla, en la ventana de la base de datos seleccione la opción Tabla y aparecerá una nueva ventana (ver fig. 11), donde debe seleccionar el botón Nueva Tabla.

Imagen 5
Fig. 11

A continuación aparece una nueva pantalla, donde puede definir todos los campos que desee para su tabla (ver fig. 12).

Imagen 6
Fig. 12

Para agregar un campo, deberá escribir un nombre de campo y elegir un tipo de datos.

Agregar campos a la tabla

Insertar un nuevo campo

Haga clic sobre la fila situada debajo de la posición donde desea insertar el campo y después haga clic sobre el botón Insertar fila ( Imagen 7 ) de la barra de herramientas. En la columna Nombre de campo escriba el nombre que le desea dar al nuevo campo, en la columna Tipo de Datos seleccione el tipo de datos que contendrá ese campo y si lo desea, establezca las propiedades que desee para dicho campo (con F6 puede cambiar hacia la ventana de las propiedades) y en la columna Descripción escriba una pequeña descripción de lo que contiene el campo. Esta última columna es opcional.

Borrar campos

Seleccione los campos que quiera eliminar. Para esto haga clic sobre el selector de filas de ese campo. Si quiere seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic sobre el botón Eliminar fila ( Imagen 8 ) en la barra de herramientas. Si alguno de los campos contiene datos, Access preguntará si desea continuar. Si desea eliminar, elija Aceptar. Si se arrepiente de la operación, elija Cancelar.

Propiedades de los campos

Las propiedades son las características de un objeto como, por ejemplo, su nombre, tamaño o color. Todos los objetos de Access tienen propiedades que se pueden establecer para determinar la apariencia o el funcionamiento de los mismos.

Cada campo de una tabla, posee un conjunto de propiedades.

Cambiando las propiedades de un campo, puede controlar la manera en que Access almacena, manipula y presenta los datos del campo. Las propiedades que pueden establecerse para cada campo, dependen del tipo de datos que se seleccione para el campo. Por ejemplo, una de las propiedades de los campos se llama Formato. Esta propiedad indica el formato que Access debe usar al presentar la información del campo. Cuando se ven los datos del campo en una hoja de datos o en un formulario, Access los presenta automáticamente en el formato establecido para dicho campo.

A continuación veremos cómo se establecen las propiedades de los campos:

Propiedad Formato

Permite personalizar la forma en la que se muestran e imprimen los números, fechas, horas y los textos. Afecta sólo el modo de mostrar los datos, no el de almacenarlos. Access proporciona formatos predefinidos para los tipos de datos Numérico, Fecha/Hora, Sí/No, Texto y Memo. Los formatos predefinidos dependen del país especificado en la opción Configuración regional del Panel de Control de Windows. Access muestra los formatos correspondientes al país seleccionado.

A continuación se muestran los valores predefinidos de la propiedad Formato para números.

A continuación veremos los valores implícitos de la propiedad Formato para Fechas y Horas.

Formato Aplicado a Sí/No

La propiedad Formato proporciona los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes, como lo son No, Falso y Desactivado. Si especifica un formato predefinido y escribe después un valor equivalente, se mostrará el formato predefinido de valor equivalente. Por ejemplo, si escribe Verdadero o Activado en un control de cuadro de texto que tenga establecido Sí/No en su propiedad Formato, el valor se convierte automáticamente en Sí.

Formato para los campos texto y memo

Puede establecer la propiedad Formato para crear formatos personalizados para campos Texto y Memo usando símbolos especiales. La propiedad Formato usa los siguientes símbolos para definir tipos de datos texto y memo:

Propiedad Lugares decimales

Puede utilizar la propiedad LugaresDecimales para especificar el número de lugares decimales utilizado por Microsoft Access para presentar números.

La propiedad LugaresDecimales utiliza los siguientes valores:

Propiedad Tamaño del campo

Puede utilizar la propiedad TamañoDelCampo para establecer el número máximo de datos que se pueden almacenar en un campo establecido como de tipo Texto o Número. Si el Tipo de Campo está establecido como Texto, escriba un número de 0 a 255. El valor implícito es de 50.

Si el Tipo de campo está establecido como Número, las configuraciones de la propiedad TamañoDelCampo y sus valores están relacionadas de la siguiente forma:

Propiedad Máscara de entrada

Puede usar la propiedad MascaraDeEntrada para hacer más fácil la escritura de los datos y controlar los valores que los usuarios pueden escribir en un control de cuadro de texto. Por ejemplo, podría crear una máscara de entrada para un campo Número de Teléfono que le muestra exactamente como escribir un nuevo número: ____-____-____. A menudo es más fácil usar el Asistente para máscaras de entrada para que establezca la propiedad por usted.

La propiedad MascaraDeEntrada puede contener hasta tres secciones separadas por punto y coma (;). La primera especifica la propia máscara de entrada (por ejemplo, 99-99-99). La segunda especifica si Microsoft Access almacena los caracteres mostrados literalmente en la tabla cuando escribe datos, o no. Si usa 0 en esta sección, se almacenan con el valor todos los caracteres mostrados literalmente (por ejemplo, los paréntesis en una máscara de entrada de número de teléfono); si escribe 1 o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres escritos dentro del control y la tercera especifica el carácter que Microsoft Access muestra enel espacio en donde debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede usar cualquier carácter; para mostrar una cadena vacía, use un espacio encerrado entre comillas ( ).

Cuando crea una máscara de entrada, puede requerir que se escriban ciertos datos (por ejemplo, el prefijo para un número de teléfono) y que otros datos sean opcionales (tal como una extensión telefónica) mediante el uso de caracteres especiales. Estos caracteres especifican el tipo de datos, como un número o carácter, que debe escribir para cada carácter de la máscara de entrada.

Puede definir una máscara de entrada usando los siguientes caracteres:

Notas

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