MANUALES

Office: Access

1. Generalidades

Concepto de Bases de Datos

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.

El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas.

Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.

Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos.

También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos. Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.

Características de ACCESS

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows.

Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

Instalación

La instalación de la versión 2.0 de Access requiere lo siguiente:

Procesador 80386 o superior.
Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre (instalación normal).
Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.
Pantalla VGA o superior.
6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o más).
Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows NT o Windows para trabajo en grupo.

Proceso de Instalación.

Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para instalar Access como sigue:

Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o en la B según su configuración).

Siga los pasos indicados por el propio proceso de instalación. Puede ahorrarse espacio en el disco eligiendo la opción de instalación Completa/Personalizada y seleccionando sólo los componentes que desee instalar.

Elementos fundamentales

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros).

En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc.

Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.

Consultas

Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo ¿Qué productos tienen proveedores australianos?.

Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada.

El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica.

Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Formularios

Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos.

Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso.

En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.

Informes

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros.

Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.

Nota: Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.

Operaciones con las bases de datos: La ventana de la base de datos

Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access.

La ventana de la base de datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su base de datos.

Imagen 1
Fig. 1

La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su base de datos.

La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).

Imagen 2
Fig. 2

Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.

Los botones de selección de objetos de la ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.

Abrir una Base de Datos.

Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.

Para abrir una base de datos existente:

Imagen 4
Fig. 3

Imagen 5
Fig. 4

Imagen 6
Fig. 5

Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una base de datos utilizando los números y los nombres que aparecen en la parte inferior del menú Archivo, que son las últimas cuatro bases de datos que se han abierto. Esta operación se puede simplificar oprimiendo la combinación de teclas Ctrl + O.

Crear una base de datos

Para crear una base de datos, haga clic en el botón Nueva base de datos ( Imagen 7 ) de la barra de herramientas (o en el menú Archivo elija Nueva base de datos u oprima Ctrl + N). (Ver fig. 3).

Access mostrará el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos (ver fig. 4), donde podrá especificar un nombre y una ubicación para la base de datos. Un nombre de base de datos puede tener un máximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si selecciona el nombre de una base de datos existente, Access le preguntará si desea reemplazarla.

Imagen 8
Fig. 6

Access abre automáticamente una nueva base de datos con acceso exclusivo.

Cerrar una base de datos

Empleo de las fichas-guía

Las fichas guía que reemplazan al tutorial normal que generalmente requiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, ayudándole a trabajar con su base de datos mientras aprende. Las fichas-guía y Access se usan simultáneamente sin necesidad de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-guía para crear toda una base de datos o puede consultarlas cuando necesite ayuda sobre una tarea específica (ver fig. 7).

Imagen 10
Fig. 7

Diseñar una base de datos

En una base de datos relacional, como las que se crean con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

Para diseñar una base de datos:

Uso de los Asistentes de Access para crear objetos

Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, Access presenta un cuadro de diálogo donde puede elegir si desea comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el contrario, si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).

Un Asistente de Access es como un experto en bases de datos que hace ciertas preguntas acerca del objeto deseado y después lo crea basándose en sus respuestas.

Imagen 11
Fig. 8

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